Sys-Document

Las organizaciones necesitan completas soluciones que permitan gestionar la información disponible para hacerla accesible, dentro de su ciclo de vida, bajo estrictos controles de seguridad. La definición de documentos dentro de una organización contempla todo tipo de información desestructurada que se produce o se recibe en el ejercicio de su actividad (facturas, borradores, actas, fichas de servicio, informes, notas de prensa, etc).

La implantación de un sistema de gestión documental es un elemento clave en la actividad de la empresa, tanto en grandes organizaciones como en la pequeña y mediana empresa. En este sentido el alcance de la solución es muy amplio pasando desde el simple archivo masivo de documentos hasta el análisis de la información y gestión del conocimiento.

Además, es necesario cubrir todas las necesidades específicas que surgen cuando queremos abordar un proyecto de gestión documental que suponga un beneficio y un retorno de la inversión para nuestra organización, en este sentido las soluciones de Sysgal ofrecen:

Flexibilidad

Flexibilidad en la captura de todo tipo de de documentos.

Potencia

Potentes herramientas de indexación, catalagoción y clasificación.

Integridad

Versatilidad, Integridad y Seguridad en la visualización de documentos.

Escalabilidad

Añade nuevos usuarios, procesos, entidades…

Integración

Se puede sincronizar con soluciones CRM o ERP existentes.

Eficiencia

Eficiencia en todos los procesos de gestión documental.

Gestión

Capacidad de establecer ciclos de aprobación, alertas y procesos.

Utilidades

Búsqueda, localización y recuperación de información.

No cabe duda de que un adecuado sistema de gestión documental produce beneficios inmediatos a la organizaciones, es necesario pues establecer una adecuada gestión del ciclo de vida completo de los documentos, es decir un tratamiento ordenado y lógico, desde el momento en que se crean o se reciben hasta el momento en que son conservados o eliminados dependiendo de las políticas que tenga cada organización. Una vez que completemos de forma normalizada la gestión documental se puede pasar a la gestión de información y posteriormente alcanzar la gestión del conocimiento.

¿Cómo Funciona?

SyS-Document trata los documentos escaneados ó procedentes de una aplicación informática en formato PDF, Tiff, JPG, etc. y crea de forma automática un índice en el disco duro con toda la información de cada documento susceptible de ser indexada, para posteriormente apoyarse en dichos índices para mostrar los resultados de una manera rápida y eficiente.

El motor de búsqueda funciona como GOOGLE, es decir, hace una búsqueda predictiva por cualquier palabra y/ó número que figure en el documento, permite también realizar búsquedas con múltiples palabras tipo ” Fra. 25 + Fecha 25/03/06″ Una vez localizado el documento, se podrá visualizar, imprimir, enviar por correo electrónico, por fax ó almacenarlos en cualquier otra ubicación.

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